El Ministerio de Justicia fiscaliza electrónicamente la nómina

El Ministerio de Justicia fiscaliza electrónicamente la nómina

El Ministerio de Justicia fiscaliza electrónicamente la nómina Gracias a la Firma Electrónica implementada por SAPIMSA con la colaboración de TB-Solutions

Con este Proyecto se evita la impresión de más de 50.000 folios mensuales relativos a los informes justificativos de nóminas
Dentro del proyecto de Mantenimiento que el Ministerio desarrolla con SAPMSA pare el soporte evolutivo a su aplicación SAP Aino@

Sobre el Proyecto:

Objetivos que se perseguían con el proyecto:

Desde mayo de 2003, el Ministerio de Justicia ha puesto en marcha la iniciativa Aino@ -basada en la solución para la gestión de Recursos Humanos en el Sector Público Español (HCM-SPSe) del ERP SAP- con el objeto de automatizar la gestión de nómina, recursos humanos y control presupuestario de la Administración de Justicia.

En el marco de esta iniciativa, se ha abordado este proyecto de FISCALIZACIÓN ELECTRÓNICA DE LA NÓMINA DEL PERSONAL AL SERVICIO DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA al objeto de establecer un intercambio telemático de información con la IGAE basado en la firma electrónica, cuyo principal fin es agilizar la intervención de las nóminas mensuales.

El Ministerio de Justicia destina el 75% de su presupuesto al pago de las nóminas de este colectivo, lo que supone para el año 2009 un importe superior a los 1.200 millones de euros, cifra que evidencia la importancia de dotar a la Intervención Delegada de un instrumento de fiscalización ágil y eficaz, superando definitivamente el papel y la revisión manual.

Tal y como contempla la Orden de 21 de febrero de 1996, por la que se regula la confección de las nóminas de la Administración de Justicia, dicha intervención se realiza mediante la remisión de los siguientes informes justificativos de la nómina: Cuerpo de la nómina, Resumen de nómina, Resumen de aplicaciones presupuestarias, Resumen de deducciones y retenciones, Variación mensual de retribuciones, Resumen de reintegros. Suponiendo la fiscalización de los mismos en formato papel la impresión de más de 50.000 folios cada mes.

Adicionalmente, es preciso remitir todos los documentos justificativos de las variaciones registradas en la nómina, miles de actos administrativos de gestión de personal que justifican y respaldan los pagos realizados.

Con este proyecto piloto, con la colaboración técnica de las empresas SAPIMSA y Tb-Solutions, se ha conseguido:

- Establecer una vía de comunicación con la Intervención General del Estado (en adelante, IGAE) a través de su aplicación IRIS, para la remisión de todos los informes justificativos de la nómina.

- Definir conjuntamente el formato, el contenido, las plantillas, los esquemas y sistemas de compresión de los ficheros para su adecuada remisión, volcado e interpretación, así como la realización de numerosas pruebas y modificaciones hasta obtener el resultado deseado.

- Seleccionar e implantar una plataforma de firma electrónica con capacidad suficiente para dar respuesta a las necesidades del proyecto.

- Establecer el formato adecuado de firma electrónica y de codificación de la información, así como la adaptación de las herramientas de gestión y comunicación de la IGAE y del Ministerio de Justicia a la versión más moderna del formato XAdES-BES, al objeto de poder firmar por nodos en vez de por documentos.

- Definir e implementar los API’S que permiten la conexión entre la plataforma de Tb-Solutions y SAP y desarrollar un porta-firmas en SAP, para poder dejar de emplear el propio de la IGAE, denominado DOCEL.

- Coordinación con la IGAE, la Intervención Delegada en el Ministerio de Justicia, así como con las Subdirecciones Generales de carácter tecnológico del departamento –Nuevas Tecnologías para la Administración de Justicia y División de Informática y Tecnologías de la Información- para consensuar la necesidad y los recursos del proyecto, que se ha convertido en referente y piloto en el empleo de la firma electrónica para todos los agentes mencionados.

Fases del proyecto:

El Ministerio de Justicia disponía de un software muy específico desarrollado para el envío de los informes de Nómina a la intervención General del Estado (IGAE).

Con el fin de dotar a la Aplicación AINO@ de firma electrónica no sólo para el envío de los informes de Nómina, si no para generalizar el uso de los certificados electrónicos para el envío de documentación por parte de los gestores del departamento, Se decidió instalar una Plataforma de Firma que diese servicio a todo el Ministerio de Justicia, aunque el piloto del mismo sería este proyecto.

Los Informes que justifican la elaboración de la Nómina del Ministerio de Justicia para su justificación se envían a la Intervención General del Estado se hacen en formato XML y TELCON. Los cuales cargan en su Sistema y elaboran unos informes específicos para Intervención Delegada.

Las Fases del Proyecto de la implantación de la Firma Electrónica han sido las siguientes:

- Sustitución de la “dll de firma” pre-existente en el sistema por otra compatible con la nueva plataforma de firma (firmado exclusivamente en formato XML Signature).

- Envío en pruebas para su verificación a la IGAE.

- Cambiar la interfase de firma en AINO@ para firmar en formato Xades-BES.

- Envío en pruebas para su verificación a la IGAE en formatos XML Signature y Xades-BES

- Inclusión del Certificado del DNI Electrónico para poder firmar.

- Envíos mensuales de los informes de Nómina a la IGAE en formato Xades-BES

- Desarrollo de la firma Mancomunada y envío en pruebas a la IGAE.

- Aceptación por la IGAE de los ficheros enviados en formato Xades-BES con firma Mancomunada.

- Envío en real de los Informes de Nómina a la IGAE.

El resultado obtenido tras los desarrollos técnicos realizados por SAPIMSA en el sistema Aino@ ha permitido al Ministerio de Justicia compatibilizar esta aplicación con la plataforma de firma seleccionada por el departamento en su conjunto, proporcionando un puerto de salida electrónica para todos los documentos administrativos gestionados en la misma.

Adaptación de la infraestructura de hardware o software existente:

Para poder dotar de capacidad de firma electrónica a la Aplicación AINO@ (SAP) se ha tenido que hacer una adaptación de la infraestructura hardware, debiendo instalar en cada una de las estaciones de trabajo lectores de tarjetas SmartCard.

En cuanto al software, se ha tenido que actualizar el cliente de la Aplicación AINO@ así como desarrollar una “dll de firma” propia que hace de interface entre el cliente sapgui y el software de firma.

Además se ha tenido que instalar en los PC’s todo el software de TB Solutions necesario para firmar con los certificados de la Casa de la Moneda FNMT y el del DNI electrónico. Con todo este software SAPIMSA ha desarrollado un paquete software para su distribución.

- Software cliente de la Aplicación AINO@ que se compone:

- SAPGui Logon

- SAPSigner

- WebSigner

- Crytokit de la FNMT

- Software de DNIe

Según Efrén Sánchez (Jefe de Área Económico Financiera de la Subdirección General de recursos Económicos de Justicia) “… Con este proyecto se ha conseguido culminar un proceso que en su conjunto, ha supuesto un importante esfuerzo tanto para el Ministerio de Justicia como para la IGAE”. El resultado final, calificado por el Área Económico Financiera de “muy satisfactorio” ha permitido “mejorar los instrumentos de fiscalización de la intervención delegada, suprimir la impresión mensual de los documentos justificativos de la nómina, implantar el módulo básico de la plataforma de firma y comenzar a definir la política de firma del departamento así como desarrollar un porta firmas en SAP (realizado por SAPIMSA con tecnología de desarrollo SAP) y establecer un vinculo real (desarrollado por TB-solutions) entre la aplicación SAP Aino@ y la plataforma de firma electrónica elegida.